Hjälp! Bokföring, lön, utdelning, pension, bokslut m.m. Hur ska jag klara det?

Har du gått in på Skatteverkets hemsida för att se vad du behöver göra när du startar eget? Fick du lite panik eller förvandlades du till ett känslomässigt frågetecken? Gör inte det! Säger Tomas Blomqvist, Senior Adviser på Catomi Consulting. Vi intervjuade Tomas i lokalerna på Östermalm i Stockholm för att få tips om vad man ska kunna och hur man ska hantera bokföringen som nybliven egenföretagare. Catomi erbjuder professionella tjänster inom redovisning, löneadministration samt affärs- och skatterådgivning. Deras huvuduppdrag är redovisning. Precis som cfinder vill Catomi bygga ett nätverk, men av olika rådgivare inom finansiella ärenden till exempel jurister eller advokater, utan avgift mellan kunden och rådgivaren.

Tomas fungerar mest som rådgivare idag men träffar i princip alla nya kunder för en bedömning. Han ansvarar för försäkringar, pensionsförsäkringar och för att skriva avtal med nya kunder. Tomas började sin karriär på SL:s leverantörsavdelning som ansvarig för de som stansade leverantörsfakturorna dygnet runt. Resan gick vidare till KPMG i Västerås, med inriktning på redovisning och revision, men efter 10 år var det dags att byta perspektiv ”jag hade suttit och sagt till andra hur man ska göra och blev istället ekonomichef på ett grossistbolag”.

I jobbet som ekonomichef hade Tomas mycket kontakt med banker och efter två år blev han erbjuden en tjänst på SEB som företagsrådgivare inom lån och placering. Det blev en lyckad rekrytering och inte förrän nästan ett decennium senare gick Tomas vidare på grund av att livet stannade upp då hans fru fick bröstcancer. ”Det här var viktigare än allt!” berättar Tomas som tog time out i sex månader för att vara tillsammans med sin fru. Tack och lov blev hon frisk och var den som till sist fick nog och ville tillbaka till jobbet. Tomas återgick till revision, på Catomi , och trivs med att ge råd till nya och blivande företagare och konsulter, så att de ska våga starta eget.

Vad kan jag hjälpa dig som med?

Det kan kännas överväldigande att greppa, regler, ansvar och rättigheter när man startar eget. Tomas berättar att Catomi erbjuder dig en egen redovisningskonsult som hjälper och stödjer dig med redovisningen och hjälper dig vidare om du behöver annat stöd. Målet är att du ska klara att göra så mycket som möjligt själv. Tillsammans med din rådgivare går du igenom olika moment i redovisningen för ditt bolag. Du lär dig momenten successivt tills du helt tar över själv. Om man inte är väldigt intresserad av skatteregler och bokföring så finns det kanske ändå en gräns för vad man som nybliven egenföretagare har tid eller intresse för. Tomas säger att gränsen ofta går när kunden säger ”det där med årsbokslutet och inkomstdeklarationen, det får ni hemskt gärna göra”.

Frågor du behöver ställa och saker du behöver veta

Tar du hjälp och lär dig själv så kommer du snabbt att kunna ta hand om det mesta själv eller sortera ut vad du vill leja ut menar Tomas men vissa moment kommer du att behöva kunna ganska snart. När du tar ut lön till exempel så blir en konsekvens att du behöver göra lönespecifikationer, betala källskatt och arbetsgivaravgifter. Andra exempel är momsen på dina tjänster och kontrolluppgifter som ska rapporteras in. Tomas betonar återigen att det kan låta svårt och kännas som mycket att hålla reda på, men i början som egenföretagare har du inte så många verifikat (underlag) menar Tomas. Men glöm inte att du måste ha kvar underlagen till bokföringen.

Papperslöst är bra

Tomas nämner kvitton på taxiresor och kundluncher som exempel. Han rekommenderar starkt att du tar kvittona elektroniskt så mycket det bara går eftersom regeln för arkivering av dessa är att ”som du erhåller verifikatet, så ska det bevaras”. Tomas konstaterar att det inte är alltför sällan som en kund utbrister ”men jag har ju slängt det!”. Om en myndighet vill titta på din bokföring så blir det lite knivigt om du inte kan uppvisa något verifikat. Därför, säger Tomas, är det så mycket enklare om du ber att få alla kvitton digitalt, liksom prenumerationer på tidningar och har automatiska dragningar på banken. Är ursprunget digitalt så räcker det även bokföringsmässigt. Alternativet, säger Tomas, är att du försöker hålla reda på papperskvitton och liknande i en pärm, helst i datumordning, så att du kan hitta det vid behov. Tomas ler lite snett och konstaterar att myndigheterna också har en benägenhet att hjälpa dig snabbare om du jobbar digitalt än om du skickar in en papperskopia.

Som företagsägare har du ju ansvar också, säger Tomas, till exempel aktieboken. Den ska upprättas av styrelsen och måste innehålla en förteckning över aktier och aktieägare. Den är offentlig och ska därför vara tillgänglig för allmänheten hos aktiebolaget. Det finns inget statligt register, utan du har ansvaret. Men som nystartad egenföretagare längtar du naturligtvis efter din första lön och börjar fundera på hur mycket du ska ta ut, vad skatten blir och hur du ska få ihop det till pensionen.

Hur mycket lön ska jag ha – och hur blir det med pensionen

Vi börjar med pensionen. Som anställd tänker du kanske inte så mycket på det där med lön kontra pension och hur lönen ska tas ut, eftersom det är någon annan som betalar in till pensionssystemet. Som egenföretagare behöver du själv ta ställning till det och börja spara. ”Om du sparar 500 kr varje månad i 30 år till exempel, med en avkastning på 5 %, så är det nästan 800 000 kr när du är 65! Gör en genomgång” uppmanar Tomas. Som egen konsult är det alltså bra att börja tidigt och då behöver inte beloppet vara så stort per månad. Har du börjat senare så kan du få hjälp att räkna på hur mycket du behöver lägga undan för att få den pension du har tänkt dig.

Pension i all ära, men lönen är lika intressant. Som egenföretagare måste du själv bestämma vad du ska ha i lön. Tomas råd är att ta ut lön så att du får full pension enligt det orange kuvertet, vilket motsvarar ungefär 42–43 000 per månad. Om du tar ut mer så går du över den kommunala skatten och skattesatsen går upp direkt till 50 % från dina kommunala 26-30 %. Men det finns en väg till, nämligen utdelning.

Utdelning som smart ersättning

För ett aktiebolag är det möjligt att göra en utdelning till dig som aktieägare, enligt den så kallade förenklingsregeln. Det fiffiga med det är att den beskattas som kapital, dvs din skattesats stannar normalt på 20 %. Vi gör ett litet räkneexempel, framåt i tiden när din verksamhet har börjat blomstra. Du tar ut lön upp till maxbeloppet för tjänstepension. Det beskattas med cirka 50 %. Utöver det gör du en utdelning på 171 000 kr, det vill säga så mycket du får ta ut i din egen ekonomi som kapitalinkomst, vilken beskattas med 20 %. Kombinationen lön och utdelning ger en lägre skattesats och ”du får en skattesats på ungefär 27 %, berättar Tomas. ”Det är ganska bra!”. Andra möjligheter att styra din bolagsekonomi är avdrag. Men vad får jag och vad får jag inte dra av?

Grönt, gult och rött ljus för avdrag

Tomas berättar att en av de vanligaste frågorna är vad man kan dra av i bolaget. Hans roll är att hjälpa kunden förstå vad du får göra, vad som är tveksamt och vad du absolut inte får göra! ”Det är mycket bättre att fråga innan än att chansa” konstaterar Tomas. Inget fall är likt det andra och inga frågor därför är dumma, säger han. ”Kan jag åka på den här konferensen och dra av den” är en vanlig fråga. Generellt bör du fundera på om bolaget tjänar på att du gör resan eller går på konferensen, menar Tomas. Behöver du den för verksamheten och hur många dagar kommer du att vara borta? Andra frågor som påverkar svaret är ”åker du själv eller kommer du att ha med dig någon respektive?”. Då blir det lite mer komplicerat och kan vara bra att fråga innan.

En annan vanlig fråga gäller leasingbil och om den ska förmånsbeskattas eller inte. Där finns det inget rätt eller fel utan Tomas roll är att hjälpa kunden att ta ställning till om det är värt det eller inte. Tomas menar att det finns andra saker man inte tänker på att man kan dra av, till exempel litteratur. ”En gång fick vi också en fråga om en riktigt dyr kamera. Kunden beskrev hur de använde kameran i arbetet i bolaget för specifika situationer och undrade om de kunde köpa in den på firman”. Där var det enkelt, menar Tomas, eftersom kamerans anknytning till verksamheten var tydlig. När det gäller kläder är det däremot nästan alltid nej. Undantag finns i till exempel byggbranschen. Bredband kommer också ofta upp. Ditt bostadsområde drar in bredband och du vill dra av det, men det är sällan att ett bolag behöver så mycket kräm, menar Tomas. ”Det skulle skatteverket se som lön och då blir det skatt och arbetsgivaravgifter. ”Det blir ganska dyrt för företaget”, konstaterar Tomas. En allt knivigare fråga gäller tjänsteresor i storstadsområdena.

Åk kommunalt!

Redan idag är det ganska svårt att få dra av resor i tjänsten. Skatteverket utgår ibland från tidsvinsten, ibland från sträckan, men en bra riktlinje är att du ska tjäna ca två timmar per dag för att få ersättning. Av det skälet är det ganska svårt i till exempel Stockholm att få ersättning för sträckor där SL trafikerar. Skatteverket håller på att göra om reglerna och tyvärr kommer storstadsområdena få ännu hårdare regler, så håll dig uppdaterad.

Vågar jag bli egenföretagare?

Som avslutning på intervjun vill Tomas ändå peppa alla där ute som funderar på att starta eget. ”Man ska inte se hinder utan möjligheter som egenföretagare”, säger Tomas med emfas. ”Du kan börja i liten skala eller vid sidan om”. Han reser sig upp när vi avslutar och säger, ”Det är lite som Heinz Ketchup”, Håll ut, till slut kommer det att gå och glöm inte att du alltid kan ta hjälp, om inte annat i början.